Office 2003功效发掘：邮件合并入门教程

磊磊1

录取通知书是如何打印的，Office功能挖掘：邮件合并


看过良多简历，大都有这么一句话：精晓（或者熟悉）Windows、Office得操作及各种运用。每次看到都是付之一笑，由于我所见过的大多数人，个别只用Word、Excel和PowerPoint，他们都是把微软的Office当作一个记事本在应用，录入一点文本，然后加上一些格式，插入一些图片，然后保留成Doc、xls或者ppt文件，这就算是纯熟控制Office的使用了。再厉害一点的知道用Excel盘算加权均匀分知道用快捷键加粗对齐文本。读者友人如有兴致，不妨细心统计一下，看看四周有多大比例的人使用Office仅仅局限于Word、Excel、PowerPoint三个组件，把 Word、Excel当作排版工具，PowerPoint当作制作幻灯片的工具。
当然，这只是一大局部，我也见过Office高手，MS Office的各个组件再他们手中各司其职，他们那纯熟的应用和奇妙的思路，真叫做炉火纯青，令人叹为观止。所谓近墨者黑近朱者赤，我跟他们接触，也学到一些皮毛。
有一次和一个网友聊天，说道她的工作，她说她是文员，熟习Office，这让我不禁以君子之心度了一把正人之腹，于是问她都用哪些软件，嘿，除了 Projector、Publisher和Office 2003特有的一些组件，剩下的几个她都用，而且常用，我心说，能常常用到这些组件，也算是熟悉了，于是出了一个标题考她，我说：假设你在我们学校招生科工作，咱们每年要招收8000本科生，录取工作完毕之后要发放通知书，当初有了新生数据库，有了通知书模板，你怎么把这些通知书打印出来呢？她思忖片刻，说：那恐怕只能借助邮件合并的功能了。我一看，立刻说：行了，你算得上是粗通Office利用了。
适逢最近有老同学识我对于邮件合并的问题，我索性做一个简略的例子，放到网上，盼望大家能从中取得一些辅助。
下面我就以打印录取告诉书为例，说说Microsoft Office邮件合并的操作方式：
第一步：筹备数据源
这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server数据库。一言蔽之：只有可能被SQL语句操作把持的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查问和显示的工作。这里，我以Excel为例。
下图是一个Excel工作表文件"DataSource"，里面有一个工作簿"录取通知书"，工作簿里面有三条数据记录，我们的义务就是把这三条记录依照指定的模板打印成录取通知书。
图一
第二步：预备模板
模板文件就是行将输出的界面模板，这里我以Word文档为例。
下图是一个模板文件"Template"，就是录取通知书的大抵样子（大题目和序列号我就省了啊）。
图二
第三步：邮件合并
打开模板文件template.doc，从"工具"菜单中依次选择"信函和邮件" >> "显示邮件合并工具栏"，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏，如图，红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。
图三
下面，step by step,follow me：
1.设置数据源
点击邮件合并工具栏上"设置数据源"的按钮（图三中第二个），选择"DataSource.xls"文件，单击翻开，然后会再弹出一个"选择表格"的窗口，请求指定使用哪个工作簿，因为只有一个工作簿"录取通知书"，直接点击断定，完成数据源设置。
2.插入数据域
这里，我以插入新生姓名为例。
2.a 将光标定位到要插入数据的处所（这里插入新生姓名，就放在文档开头"同窗："之前）
2.b 点击邮件合并工具栏上"插入域"的按钮（图三中第二个），在弹出的窗口中挑选"姓名"，然后单击"插入"，如图：
2.c 单击关闭（MS Office这一点不晓得是什么用意，不能一次插入多个域，插入结束又不主动封闭弹出的窗口）
反复上述操作数次，顺次插入其余元素（院系，专业，学制等）。全体实现之后，模板是这个样子的（为强调哪些数据是动态插入的，我将插入的数据域都用红色表现）：
3.查看合并数据
单击邮件合并工具栏上"查看合并数据"的按钮（图三中"插入Word域"右边那个按钮），即可看到邮件合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。
第四步：完成合并
到此，邮件合并的工作就基础停止了，可以直接打印了，你可以取舍"合并到新文档"（实用于只有多少十上百条记载）来把这些信息输出到一个Doc文档里面，当前直接打印这个文档就可以了，也可以抉择"合并到打印机"（适用于成千盈百条记载），并不天生Doc文档，而是直接打印出来。
下面是合并到新文档之后，新文档的后果图：
两条记录之间的黑线是分页标志。当然，假如打印成通知书还要调剂版式，这个是排版的根本功，我只是演示怎么进行邮件合并，排版的咚咚我就不赘述了。
邮件合并功能十分强盛,"插入Word域"的功效可以先对数据进行处置(逻辑算术运算格局化等)而后插入,比方要打印英语证书,能够设置分数小于60打印"不迭格",60跟80之间打印"合格",80以上打印"优良".这些货色就由各位读者自行发掘了,呵呵.
我为什么选用Excel表作为数据源呢？因为绝大多数人都会用MS office里面的Word和Excel，而，我见到的Excel表真让我惊奇，除了那少数几个精通Office应用的，其别人都把Excel当作一个排版的工具再用，到处是合并的单元格，和各种解释阐明。用一个词语来描写，就是暴殄天物，拿Excel这么强大的电子表格程序来排版，就像买法拉利跑车跑出租一样，我想，这相对是盗版泛滥的一个恶果，要是大家都花几千国民币买一套正版Office，应当不会呈现这种法拉利跑车当出租车的情形！
我并非Office高手,这些都是大学的时候,我的老师教的.
最后，我要弥补一点，这个功能不是MS Office独占的，OpenOffice也可以做到，我昨天还利用OpenOffice Writer和OpenOffice Calc给Evolution做了一个接洽人列表。倡议大家尝试使用OpenOffice――不论是在Linux下面仍是Windows平台下面， Win32下面的OpenOffice功能之壮大，操作之简便和MS Office差异甚微，只是在Linux下面易用性要差那么一点。我始终在Linux平台下面用OpenOffice，昨天偶尔看到共事的机器上运行着 OpenOffice，试用了一下，才知道，本来OpenOffice的Win32版本这么好用！
改天有空了，写一个OpenOffice下面应用邮件合并制造Evolution通信录的文章出来。今天是应人所托，所以写了Office 2003的版本。