电子表格的应用技能

阿郎1

11、宏的利用
宏是一个指令集，用来告知EXCEL来完成用户指定的动作。宏相似于计算机程序，然而它是完整运行于EXCEL之中的，我们可以使用宏来完成单调的、频繁的反复性工作。 宏完成动作的速度比用户自己做要快得多。例如，我们可以创建一个宏，用来在工作表的每一行上输入一组日期，并在每一单元格内居中对齐日期，然后对此行应用边框格式。我们还可以创建一个宏，在“页面设置”对话框中指定打印设置并打印文档。
因为宏病毒的影响和对编程的害怕心理，使很多人不敢用“宏”，或是不知道什么时候可以找宏来帮忙。其实你只管释怀勇敢地去用，如果只是用“录制宏”的方法，基本就没有什么难的，只是把一些操作象用录音机一样录下来，到用的时候，只要执行这个宏，系统就会把那操作再执行一遍。
下面给出了宏的应用场所，只要用“录制宏”就可以帮你完成义务，而不须要编程。如果想对所录制的宏再进行编辑，就要有必定的VBA常识了。
* 设定一个每个工作表中都需要的固定形式的表头；
* 将单元格设置成一种有自己作风的形式；
* 每次打印都固定的页面设置；
* 频繁地或是重复地输入某些固定的内容，比如排好格式的公司地址、职员名单等；
* 创立格局化表格；
* 插入工作表或工作薄等。
需要指出的是，EXCEL中的宏与WORD中的宏有些不同之处，对于录制的操作，它会记住单元格的坐标（即所有的引用都是相对的），所以在涉及到与位置有关的操作时，要分外注意。如果相用相对引用，可以借助于Offset方法，比如下面的语句： ActiveCell.Offset(1,0). range("A1").select 宏的应用是很广的，上面提到的只是一点点，如果然的用起来，你会发现它有更丰盛的内容和更灵巧的应用方法。
12、图表的应用技巧
Excel供给了14种尺度的图表类型，每一种都拥有多种组合和变换。在众多的图表类型中，选用那一种图表更好呢？ 根据数据的不同和使用要求的不同，可以选择不同类型的图表。图表的选择重要同数据的形式有关，其次才斟酌感到效果和雅观性。 下面给出了一些常见的规矩。
面积图：显示一段时间内变动的幅值。当有几个部门正在变动，而你对那些局部总和感兴致时，他们特殊有用。面积图使你看见单独各部分的变动，同时也看到总体的变更。
条形图：由一系列程度条组成。使得对时光轴上的某一点，两个或多个项目标绝对尺寸具备可比性。比如：它可以比拟每个季度、三种产品中任意一种的销售数目。条形图中的每一条在工作表上是一个独自的数据点或数。由于它与柱形图的行和列恰好是调过来了，所以有时可以调换使用。
柱形图：由一系列垂直条组成，通常用来比较一段时间中两个或多个名目的相对尺寸。例如：不同产品季度或年销售量对比、在几个项目中不同部分的经费调配情况、每年各类材料的数目等。条形图是应用较广的图表类型，很多人用图表都是从它开端的。
折线图：被用来显示一段时间内的趋势。比如：数据在一段时间内是呈增加趋势的，另一段时间内处于降落趋势，我们可以通过折线图，对未来作出预测。例如：速度-时间曲线、推力-耗油量曲线、升力系数-马赫数曲线、 压力-温度曲线、疲劳强度-转数曲线、转输功率代价-传输间隔曲线等，都可以利用折线图来表示，正常在工程上应用较多，若是其中一个数占有几种情况，折线图里就有几条不同的线，比如五名运发动在万米进程中的速度变化，就有五条折线，可以相互对比，也可以对增添趋势线对速度进行猜测。
股价图：是具有三个数据序列的折线图，被用来显示一段给定时间内一种股标的最高价、最廉价和收盘价。通过在最高、最低数据点之间画线造成垂直线条，而轴上的小刻度代表收盘价。股价图多用于金融、商贸等行业，用来描述商品价钱、货泉兑换率和温度、压力丈量等，当然对股价进行描写是最拿手的了。
饼形图：在用于比较几个数据在其构成的总和中所占百分比值时最有用。全部饼代表总和，每一个数用一个楔形或薄片代表。比如：表示不同产品的销售量占总销售量的百分比，各单位的经费占总经费的比例、收集的藏书中每一类占多少等。饼形图固然只能表达一个数据列的情况，但因为抒发得明白明了，又易学好用，所以在实际工作顶用得比较多。如果想多个系列的数据时，可以用环形图。
雷达图：显示数据如何按核心点或其余数据变动。每个种别的坐标值从中央点辐射。起源于统一序列的数据同线条相连。你可以采取雷达图来绘制多少个内部关系的序列，很轻易地做出可视的对照。比如：你有三台存在五个雷同部件的机器，在雷达图上就能够绘制出每一台机器上每一部件的磨损量。
XY散点图：展现成对的数和它们所代表的趋势之间的关联。对于每一数对，一个数被绘制在X轴上，而另一个被绘制在Y轴上。过两点作轴垂线，相交处在图表上有一个标志。当大批的这种数对被绘制后，涌现一个图形。散点图的重要作用是可以用来绘制函数曲线，从简单的三角函数、指数函数、对数函数到更复杂的混合型函数，都可以利用它快捷正确地绘制出曲线，所以在教养、迷信计算中会常常用到。
还有其他一些类型的图表，比如圆柱图、圆锥图、棱锥图，只是条形图和柱形图变化而来的，没有凸起的特色，而且用得相对较少，这里就不逐一赘述。这里要阐明的是：以上只是图表的普通应用情况，有时一组数据，可以用多种图表来表示，那时就要依据详细情况加以选择。 对有些图表，如果一个数据序列绘制成柱形，而另一个则绘制成折线图或面积图，则该图表看上去会更好些。
在EXCE中L容许这创建这样的组合图表，但如果想创建一种EXCEL不许可的组合图表类型，比如不可能将一个二维图同一个三维图表混在一起，这种组合是不可能的，体系就会显示错误信息。怎么树立混杂图表呢？单击“图表向导”按钮，挑选“自定义类型”选项卡，这里还躲着二十种图表类型（如图14），也有各种组合情势。如果你对这些内部定义的形式还不满足，就单击“自定义”选项钮，依照向导本人定义全新的图表类型。


7、矩阵计算
Excel的强盛计算功能，岂但可以进行简单的四则运算，也可以进行数组、矩阵的计算。
（1）数组和矩阵的定义 　　
矩阵不是一个数，而是一个数组。在Excel里，数组占用一片单元域，单元域用大括号表示，例如{A1：C3}，以便和一般单元域A1：C3相区别。设置时先选定单元域，同时按Shift＋Ctrl＋Enter键，大括弧即自动产生，数组域得以确认。 　
一个单元格就是一个变量，一片单元域也可以视为一组变量。为了计算上的便利，一组变量最好给一个数组名。例如A={A1：C3}、B={E1:G3}等。数组名的设置步骤是：选定数组域，单击“插入”菜单，选择“名称”项中的“定义”命令，输入数组名，单击“肯定”按钮即可。更简略的命名办法为：选择数组域，单击名称框，直接输入名称就行了。 　　
矩阵函数是Excel进行矩阵计算的专用模块。用“插入”－“函数”命令翻开“粘贴函数”对话框（如图11），选中函数分类栏中的“数学与三角函数”，在右边栏常用的矩阵函数有： MDETERM――计算一个矩阵的行列式； MINVERSE――计算一个矩阵的逆矩阵； MMULT――计算两个矩阵的乘积； SUMPRODUCT――盘算所有矩阵对应元素乘积之和。
图11

（2）矩阵的基础计算 　　
数组计算和矩阵计算有很大的差别，比如下面这个例子中，A和B都是定义好的数组，因为这两个数组都是3×3的，输出结果也是3×3个单元格。计算时先选定矩阵计算结果的输出域，为3×3的单元格区域，然后输入公式。如果输入“=A＋B”或“=A-B”，计算结果是数组对应项相加或相减，输入“=A*B”表示数组A和B相乘，输入“=A/B”表示数组A除数组B。如果要进行矩阵计算，就要用到相应的矩阵函数。矩阵相加、相减与数组的加减表达形式是一样的，也是“=A＋B”和“=A-B”，表示矩阵相乘可以输入“=MMULT(A，B)”，而矩阵相除是矩阵A乘B的逆矩阵，所以计算公式是“=MMULT(A，MINVERSE（B）)”。公式输入后，同时按Shift＋Ctrl＋Enter键得到计算结果。 对于更庞杂的矩阵计算，可以采用分步计算。
4、自定义格式
Excel中预设了良多有用的数据格式，根本可能满意使用的要求，但对一些特别的要求，如强调显示某些主要数据或信息、设置显示条件等，就要使用自定义格式功能来完成。 Excel的自定义格式使用下面的通用模型：正数格式，负数格式，零格式，文本格式，在这个通用模型中，包含三个数字段和一个文本段：大于零的数据使用正数格式；小于零的数据使用负数格式；即是零的数据使用零格式；输入单元格的注释使用文本格式。 我们还可以通过使用条件测试，增加描述文本和使用颜色来扩大自定义格式通用模型的应用。
（1）使用颜色 　要在自定义格式的某个段中设置颜色，只要在该段中增添用方括号括住的色彩名或颜色编号。Excel识别的颜色名为：[玄色]、[红色]、[白色]、[蓝色]、[绿色]、[青色]和[洋红]。Excel也识别按[颜色X]指定的颜色，其中X是1至56之间的数字，代表56种颜色(如图5）。
图５

（2）添加描述文本 　要在输入数字数据之后自动添加文本，使用自定义格式为：＂文本内容＂@；要在输入数字数据之前自动添加文本，使用自定义格式为：@＂文本内容＂。@符号的位置决议了Excel输入的数字数据相对于添加文本的位置。
（3）创建条件格式 　可以使用六种逻辑符号来设计一个条件格式：>（大于）、>=（大于等于）、<（小于）、<=（小于等于）、=（等于）、<>（不等于），如果你感到这些符号不好记，就罗唆使用“>”或“>=”号来表示。
因为自定义格式中最多只有3个数字段，Excel划定最多只能在前两个数字段中包含2个条件测试，知足某个测试条件的数字使用相应段中指定的格式，其余数字使用第3段格式。如果仅包含一个条件测试，则要根据不同的情况来具体剖析。
自定义格式的通用模型相称于下式：[>；0]正数格式；[<；0]负数格式；零格式；文本格式。
下面给出一个例子：选中一列，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后在“类型”文本框中输入“"正数:"($#,##0.00);"负数:"($ #,##0.00);"零";"文本:"@”，单击“确定”按钮，完成格式设置。这时如果我们输入“12”，就会在单元格中显示“正数：（$12.00）”，如果输入“-0.3”，就会在单元格中显示“负数：（$0.30）”，如果输入“0”，就会在单元格中显示“零”，如果输入文本“this is a book”，就会在单元格中显示“文本：this is a book”。 如果转变自定义格式的内容，“[红色]"正数:"($#,##0.00);[蓝色]"负数:"($ #,##0.00);[黄色]"零";"文本:"@”，那么正数、负数、零将显示为不同的颜色。如果输入“[Blue];[Red];[Yellow];[Green]”，那么正数、负数、零和文本将分辨显示上面的颜色（如图6）。
图６

再举一个例子，假设正在进行帐目的结算，想要用蓝色显示结余超过$50，000的帐目，负数值用红色显示在括号中，其余的值用缺省颜色显示，可以创建如下的格式： “[蓝色][>50000] $#,##0.00_);[红色][<0]( $#,##0.00); $#,##0.00_)” 使用条件运算符也可以作为缩放数值的强有力的帮助方式，例如，如果所在单位出产几种产品，每个产品中只要几克某化合物，而一生成产几千个此产品，那么在编制使用估算时，需要从克转为千克、吨，这时可以定义下面的格式： “[>999999]#,##0,,_m"吨"";[>999]##,_k_m"千克";#_k"克"” 可以看到，使用条件格式，千分符和平均距离唆使符的组合，不必增长公式的数量就可以改良工作表的可读性和效力。
另外，我们还可以运用自定义格式来到达隐蔽输入数据的目的，比如格式＂；＃＃；0＂只显示负数和零，输入的正数则不显示；格式“；；；”则暗藏所有的输入值。 自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。机动应用好自定义格式功能，将会给实际工作带来很大的方便。


Excel高等使用技巧

8、主动切换输入法
在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要往返在中英文之间重复切换输入法，无比麻烦。 如果你要输入的货色很有法则性，比如这一列全是单词，下一列全是汉语说明，你可以用以下方法实现自动切换。方法是：
（1）选中要输入英文的列，单击“数据”菜单，选择“有效性...”命令，在弹出的“数据有效性”对话框中，选中“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择“关闭（英文模式）”命令，单击“确定”按钮（如图12）。
图12

（2）选中要输入汉字的列，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框当选择“打开”命令，单击“确定”按钮。这样，当光标在前一列时，可以输入英文，在下一列时，直接可以输入中文，从而实现了中英文输入方式之间的自动切换。

6、自定义函数
虽然Excel中已有大量的内置函数，但有时可能还会遇到一些计算无函数可用的情况。如果某公司采用一个特殊的数学公式计算产品购置者的折扣，如果有一个函数来计算岂不更方便？下面就说一下如何创建这样的自定义函数。
自定义函数，也叫用户定义函数，是Excel最富有创意和吸引力的功能之一，下面咱们在Visual Basic模块中创建一个函数。 在下面的例子中，我们要给每个人的金额乘一个系数，如果是上班时的工作餐，就打六折；如果是加班时的工作餐，就打五折；如果是休息日来就餐，就打九折。首先打开“工具”菜单，单击“宏”命令中的“Visual Basic编辑器”，进入Visual Basic编辑环境，在“工程－VBAobject”栏中确当前表上单击鼠标右键，选择“插入”-“模块”，在右边栏创建下面的函数rrr，代码如下： Function rrr(tatol, rr) If rr = "上班" Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = "加班" Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = "休息日" Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function （如图9）。
图９

这时封闭编辑器，只有我们在相应的列中输入rrr(F２，B２)，那么打完折后的金额就算出来了（如图10）。
图10

3、前提显示
我们晓得，利用If函数，可以实现按照条件显示。一个常用的例子，就是老师在统计学天生绩时，盼望输入60以下的分数时，能显示为“不及格”；输入60以上的分数时，显示为“及格"。这样的后果，利用IF函数可以很方便地实现。 假设成就在A2单元格中，断定结果在A3单元格中。那么在A3单元格中输入公式： =if（A2<60，“不迭格”，“合格”） 同时，在IF函数中还可以嵌套IF函数或其它函数。 　　
例如，如果输入： =if（A2<60，“不及格”，if（A2<=90，“及格”，“优良"）） 就把成绩分成了三个等级。　
如果输入　=if（A2<60，“差"，if（A2<=70，“中”，if（A2<90，“良”，“优”））） 就把成绩分为了四个等级。 　　
再比如，公式： =if（SUM（A1：A5>0，SUM（A1：A5），0） 此式就利用了嵌套函数，意思是，当A1至A5的和大于0时，返回这个值，如果小于0，那么就返回0。 还有一点要提示你注意：以上的符号均为半角，而且IF与括号之间也不能有空格。
5、绘制函数图象
做教学工作的友人们一定会碰到画函数曲线的问题吧！如果想倏地准确地绘制一条函数曲线，可以借助EXCEL的图表功能，它能使你画的曲线既标准又英俊。你一定会问，是不是很难学呀？实在这一点儿也不难，可以说十分简便，不信你就跟我试一试。
以绘制y=|lg（6+x^3）|的曲线为例，其方式如下： 在某张空缺的工作表中，先输入函数的自变量：在A列的A1格输入"X="，表明这是自变量，再在A列的A2及当前的格内逐次从小到大输入自变量的各个值；实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入前二个值，定出自变量中数与数之间的步长，然后选中A2和A3两个单元格，使这二项变成一个带黑色边框的矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块“■”，当光标变成"＋"后，按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入。
输入函数式：在B列的B1格输入函数式的个别书面表白形式，y=|lg（6+x^3）|；在B2格输入“=ABS（LOG10（6+A2^3））”，B2格内立刻得出了计算的结果。这时，再选中B2格，让光标指向B2矩形右下角的“■”，当光标变成"＋"时按住光标沿B列拖动到恰当的地位即完成函数值的计算。
图７

绘制曲线：点击工具栏上的“图表向导”按钮，选择“X，Y散点图”（如图7），然后在呈现的“X，Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”；此时可观察行将绘制的函数图像，发明并不是我们所要的函数曲线，单击“下一步”按钮，选中“数据产生在列”项，给出数据区域，这时曲线就在我们眼前了（如图8）。
图８

需要注意：如何确定自变量的初始值，数据点之间的步长是多少，这是要根据函数的详细特点来判定，这也是对使用者才能的测验。如果想很快查到函数的极值或看出其发展趋势，给出的数据点也不一定非得是等差的，可以根据需要任意给定。
从简单的三角函数到复杂的对数、指数函数，都可以用EXCEL画出曲线。如果用得到，你还可以利用EXCEL来完成行列式、矩阵的各种计算，进行简单的积分运算，利用迭代求函数值（如x^2=x^7+4，可用迭代方法求x值），等等，但凡涉及计算方面的事，找EXCEL来帮忙，它一定会给你一个满意的谜底。
  1.编辑技巧
2.单元格内容的合并
3.条件显示
4.自定义格式
5.绘制函数图象
6.自定义函数
7.矩阵计算
8.自动切换输入法
9.批量删除空行
10.如何避免错误信息
11.宏的使用
12.图标的应用技巧


10、如何防止错误信息
在Excel中输入公式后，有时不能正确地计算出结果，并在单元格内显示一个错误信息，这些错误的产生，有的是因公式自身产生的，有的不是。下面就先容一下几种常见的错误信息，并提出避免犯错的办法。
１）错误值：＃＃＃＃ 　　
含义：输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中显示不下。或是日期和时间格式的单元格做减法，出现了负值。
解决办法：增加列的宽度，使结果能够完全显示。如果是由日期或时间相减产生了负值引起的，可以改变单元格的格式，比如改为文本格式，结果为负的时间量。 　　
２）错误值：＃DIV/0! 　　
含义：试图除以0。这个错误的产生通常有下面几种情况：除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包括零值单元格的单元格引用。
解决方法：修改单元格援用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。 　　
３）过错值：＃VALUE! 　　
含义：输入引用文本项的数学公式。如果使用了不正确的参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息＃VALUE!。 　　
解决办法：这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值，而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4＋D4时，系统不能将文本转换为正确的数据类型，因此返回错误值＃VALUE!。 　　
４）错误值：＃REF! 　　
含义：删除了被公式引用的单元格范围。
解决办法：恢复被引用的单元格范围，或是从新设定引用范围。
５）错误值：＃N/A 　　
含义：无信息可用于所要履行的计算。在建破模型时，用户可以在单元格中输入#N/A，以表明正在期待数据。任何引用含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。
解决办法：在等候数据的单元格内填充上数据。
６）错误值：＃NAME? 　　
含意：在公式中应用了Excel所不能辨认的文本，比方可能是输错了名称，或是输入了一个已删除的名称，假如不将文字串括在双引号中，也会发生此毛病值
解决办法：如果是使用了不存在的名称而产生这类错误，应确认使用的名称确切存在；如果是名称，函数名拼写错误应就矫正过来；将文字串括在双引号中；确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号（：）。例如：SUM（C1：C10）。 　　留神将公式中的文本括在双引号中。
７）错误值：＃NUM! 含义：提供了无效的参数给工作表函数，或是公式的结果太大或太小而无奈在工作表中表示。
解决措施：确认函数中使用的参数类型准确。如果是公式结果太大或太小，就要修正公式，使其成果在-1×10307跟1×10307之间。
８）错误值：＃NULL！ 含义：在公式中的两个范畴之间插入一个空格以表现穿插点，但这两个规模没有公共单元格。好比输入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就会产生这种情形。
解决办法： 撤消两个范围之间的空格。上式可改为“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”

1、编辑技巧
1 编纂技能
（1） 分数的输入
如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。
（2） 序列“001”的输入
如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“'”（西文单引号），然后输入“001”。
（3） 日期的输入　
如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；