总经理幕僚角色与功效（二）

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四、总经理室的职掌及编制
4-1 总经理室的职掌
总经理室的机能除了前面提到的经营管理之外，范围小的公司常见的还有人力资源、信息、稽核、产销、财务规划等等机能。这些机能放在总经理室重要是以为这些机能是异常重要，经营高层盼望能直接把握，因此编列在总经理室，并设置总经理室主 任（副理、经理或协理），其主管就是个别所称的幕僚长。
为什么人力资源的机能会被编在总经理室呢? 不是有人事单位吗? 其实这是因为有时候一些规划性的人力资源工作，传统的人事部门很难发挥，即便你将该机能赋予人事部门，但是却不能施展。为什么呢? 原因许多，可能是许多公司的人事部门主管，并不是由专业人员担任，因此并不知道什么是专业的人力资源，这种情况之下，你能奢求他吗? 况且许多人事部门的主管年事不小，坦率讲，打算心已经不够了，许多人抱着多一事不如少一事，只要能顺利退休就好了，这样的人事主管，你能其冀望他做出一些妄图的事吗?
另一个原因是，传统的人事部门因忙于日常事务，有的公司人事课还只是管理部的其中一课，管理部还有总务课，这时就更惨了。总务工作常常是很急却不是重要。但是总务却是最不谄谀的工作，因此管理部主管最容易将重心放在总务的工作上，经常将有关人资工作中有关规划的事搁在一旁。所以匆匆地，有关人资规划的工作就移往总经理室负责，其实这对传统人事部分主管是一项警讯。
不外即使将人资性能有关规划的部门放在总经理室，假如不厘清哪些人资中心工作，恐怕还是无奈控制全貌。以下的人资机能，包括传统的人事工作，可供总经理室的人资人员参考，是否有遗漏的局部。
1、人才开发
1-1 组织人事方针策略规划
1-2 新人事轨制导入
1-3.组织编制、职务能力及适性管理
1-3-1 各部门组织机能设定审议
1-3-2 人员编制修订设定审议
1-3-3 职务能力表设订正
1-3-4 适性要建设定审查
1-3-5 资历认证提升主办
1-3-6 人事异动协调审查
1-3-7 按期轮调主办
1-4 高职等人员招募
1-5 人才开发育成
1-5-1 教育训练制度维护
1-5-2 人力需要及养成计画拟定
1-5-3 储训教导主办
1-5-4 教育练习主办
1-5-5 人才库资料建立与维护
1-6 有关人事呈核案件审核与建议
2、人事、薪资日常管理规章规划及拟定
3、人事管理
3-1 人员招募甄选
3-2 考绩办理
3-3 职员赏罚
3-4 生涯纪律管理
3-5 退抚及离任办理
3-6 人事行政命令宣布
3-7 建教生业务
3-8 人事基础材料建文件保护
4、薪资管理
4-1 年度薪资调剂案规划作成
4-2 薪津核叙办理
4-3 考勤资料
4-4 薪资计发
4-5 年度薪资估算编制
5、劳健保资料
6、劳资关联
6-1 劳资会议交办
6-2 工会会务督导
6-3 福委会会务督导
7、部门方针目标拟定
8、部属事迹项目及基准订定与查核
9、人才育成
10、日常行政事务
不过，总经理室毕竟比较属于规划、追踪性质的单位，属于日常基层运作的工作，是比较不适合放在总经理室，更不可因为别的部门不会做，就将它放在总经理室，这样才不会含混了总经理室的核心职掌。
4-2 总经理室的人员编制
总经理室的编制到底多少人才是公道，恐怕是许多人十分想知道的，包含本人公司的干部都很想晓得。由于计划、追踪性的工作绩效不轻易浮现，略微疏失又容易招来共事及上头老板的埋怨，因而总经理室的幕僚需要多少人，在很多公司中，始终是一个争执的焦点。
更有许多公司将不适任人员或主管调入总经理室修身养性或是严加照管，这更是让很多员工雾煞煞总经理室到底是扮演哪些重要机能，而且还是一大堆人。笔者要奉劝这样做的公司，要尽速调整类似的做法，因为将畸形业务与过渡的人事调整混在一起，这样不仅会伤害到本来的幕僚人员，更是让员工看笑话。
总经理室还是需要回到前面所提到的机能，从各种机能的业务量来考量，如果这些机能需要有其它部门工作经验的员工来担任的话，例如推动提案改善或是QCC活动，则可让相称于课长等级以上的员工轮调至总经理室来担任改善项目的负责人，这样也可让各种项目推动时，免于被讥为总经理室的改善项目与其它部 门实务运作脱节。
如果有资深员工或中高阶干部，因特别源考量而调入总经理室，一定要规划阶段性的项目让他们参加，使他们的经验对公司能有必定水平的奉献，不管他们以前是否曾经军功彪炳，千万不要将他们摆在一旁，这种抛弃式或放荡式的立场，除了会损害彼此的和睦之外，也会对员工起了不好的示范，试想有人不干事照 样领取高薪，对当真工作的人伤害有多大啊! 如果然的不合适再担负任何职务，还不如罗唆忍痛将他优惠退休或是优惠资遣算了，当然处理的手段要留神到人道面的感触与油滑度，毕竟处理的伎俩错误，对一些资深的干部也会产生「寒心」的感到。你的公 司总经理室中有这种人吗? 提议你要赶紧处置，否则就是鸵鸟心态。
五、提升经营管理水准的火车头
总经理室因为是站在经营档次在看全公司的经营管理，因此可说是带有提升全公司经营治理水准的义务。那么要如何来设定及晋升经营管理水准呢? 实在无比简略，只有将公司的经营指针尺度进步一些，例如出产力提升5%、不良率下降至0.5%以下等，就会即时发生各项改善的需要，或是斟酌导入提案改良制度、QCC、TPM等以树立完全的改善系统，因为没有一家公司能够说已经完善无瑕，所以怎会找不到问题来改善? 然而，虽然说听起来简单，可是却有许多公司不愿这样做，起因固然良多，但最主要的原因，应该是没有认清总经理室应当表演的角色。
经营管理如同逆水行舟，逆水行舟，人总是有惰性的，尤其是在企业持续多少年经营状态不错时，干部大多会失去戒心，所谓「生于忧患，死于安泰」确实是很常见的景象。总经理室的幕僚，就是应该扮演着监视公司管理水准、提醒高阶主管的责任。这个观点，我信任大部分的幕僚长都了解，但是为什么做不到呢? 主要的原因还是想做「好人」的心态作怪。
因为提示高阶主管要增强管理，说简单，如何说出口呢? 机会怎么拿捏呢? 所谓伴君如伴虎，有的大老板一不如意，霹雳啪啦就给一顿骂，许多幕僚即便有再多的点子，在不会察言观色的情形下，也可能会招来一顿斥责，长此以往，向高阶主管或总经理倡议变成一种让人害怕的事件。
即便压服高层之外，后续推行各项提升经营管理水准的项目 ，也是一种吃力不讨好的事情，因为其它相干部门除了日常事物之外，还要「敷衍」由总经理室是推动项目，在认同度不高的情况下，推动单位总是最先面临大多干部的非难或是讥笑，「又在 没事谋事做了」、「还不是老套，看他能玩多久」、「忙得要逝世，功绩还不是变成他们的」、「幕僚就是无聊」（请用台语发音），在这一类的杂音充刺的情况下，能够生存或是坚守理想的幕僚恐怕未几。久而久之，总经理室的幕僚变成只会等候上级交办，尤其幕僚长被总经理交代调和一些部门间的事项一多时，有时基本会忽略自己的主要职掌，这样的幕僚长与底下的幕僚，怎能为公司带来提升经营管理水准的功能呢?
所以笔者要在这里劝告企业高阶主管（总经理或副总经理）， 如果公司有总经理室，切莫让里面编制的人变成上述的状况，而高阶主管也要从新体认总经理室的幕僚其主要职责是提升企业的经营管理水准。不从总经理室动员，岂非要等其它部门开骂后，才要动起来吗?
六、导入改善项目活动的实质
在了解前面总经理室是提升经营管理水准的火车头之后，推动任何项目就需要持着这样的信心来规划与推行。我个人最反对总经理室的幕僚为了推案而推案，好象只是想证实自己的存在，好象没有导入一堆项目，就是没在做事一样。因此推案是为了自己，不是为了公司整体的需要。要是大多数的项目中途而废且过 程劳师动众，老是引起民怨。或是即便是公司真的需要的制度， 但是推动过程只想着自己，而疏忽这是整体的事情，最终还是会造成大家的反弹。
当然，任何项目活动都需要事先取得最高主管认同后，才能进行，并且在这些活动中需要最高主管露面说谈话，才能证明是真的支持。尤其一些活动，会引起主管的私下反弹，此时如果最高主管并未态度动摇，最后除了让幕僚阵亡之外，总经理室的信 用也将跟着每一次的推案而降低，甚至信誉扫地。所以，坦白讲，总经室主管并不好当，一方面为了提升公司管理水准，需要推动一些项目，否则经营高层有一天一定会拿公司管理水准不高来叮总经理室。但是推动项目又会影响各部门的日常作业，引来一堆抱怨，所以总经理室的人夹在旁边，切实不好受。
另外许多的项目终极需要建破起制度，让项目变成日常运作的一部份，否则就会变成短暂的热度罢了。例如推动5S活动，这是许多企业最常推动的项目，但是大多推行了一段时光后就无疾而终，为什么呢? 就是缺乏一个长期运作的机制，所以5S真的变成一个活动，等运动结束之后，5S真的也停止了。像相似这种CASE一多，总经理室要在推项目，大家的信念当然会比拟低。当然幕 僚人员规划的能力与教训不足，也是另一种原因。其它像提案改善制度、品管圈等等都是常见项目，但也是推进后最常会无疾而 终的项目。
有时候推动的项目是因为属于片面的，缺少整体规划，所以注定要失败。例如，有的公司总经理室，要各部收拾部门及个人职掌，以便进行工作合理化，但是当各部门大费周章整顿出来之后，却被束之高阁，因为各部门所写的，是否合理? 合感性的检讨根据是什么 ?等等这些都是重点，如果未能确实了解检讨及利用的方式，则各部门所写的资料，往往只是挥霍时间而已。所以，当有问到，”你们公司有个人职掌资料吗?”，虽然答复”有”，但是事实真的是这样吗? 恐怕内容多少会意虚吧！等过了一阵子之后，还要在写个人职掌资料时，各部门一定会说”又来了”、 ”真是烦ㄟ”。
另外，有些老板在外面听到一些课程或看到什么报导，或是在”别人有推动我怎么可以没有”的情况下，就要总经理室的幕僚跟着推行，这种情况下推的项目，失败的比率特殊高。如果这些项目没有经由较细心的评估或是在经营干部间构成共识，总经理室就冒然推出，以鸡毛当令箭，其下场是可想而知的。如果经营者心坎当时就认为许多没有这样来来几次的推动是不行的，那还好。否则企业内经过各种不同项目的折腾，管理水准及获利却未见提升，这种情况下，幕僚是会逐步走光光的。
七、幕僚人员的培训
从前面的阐明可知，幕僚的主要功效。但是幕僚要如何培养呢? 这可分基层与高层幕僚来探讨。基层的幕僚，可先由各部门幕僚先造就起，而后再轮调至总经理室担任幕僚，因为有基层的经验，这样比较可以懂得基层的主意，也比较能被其它人员及主管认同。而高层的幕僚，最好是担任过其它部门课长以上的主管 ，再调任比较适合。
其实幕僚的培育，与公司的轮调制度非亲非故。尤其高层的幕僚若能先历练不同的范畴与部门，对幕僚独立功课的能力及思考的广度也会比较好。因为总经理室的高阶幕僚，如果对公司的经营面了解不够深刻的话，会很难与各部门课长或是主管周旋，三两下就被考倒，是不利总经理室推行任何项目的。
普通说来，幕僚须具备的能力包含生产、销售、人力资源、研发、财务，视个人负责的业务不同，而产生涉入程度的不同。不过，不论哪一种领域，共通的能力却是雷同的，例如本钱概念、产品常识、语言能力、企划能力、业务协商能力、PC运用能力等等，这些都是幕僚人员不可或缺的部分。
所以一个无工作经验的新进人员，是无法独立承当经营幕僚的责任，即便其个人很快与其它部门的人员混得很熟，但是对各个领域的作业流程习惯、产品特征等等尚未可能深入了解的情况下，若赋予重责大任，很快就会夭折的。理由很简单，因为对公司作业流程上不熟习的情况下，会产生许多挫折感。
因此如果幕僚是从总经理室自己培养，那么新人从简单事务开端与相关系系，透过人派的建立与基层作业流程的了解，逐渐提高自己的专业。不过这个过程，如果没有规划性的进行，越来越多的新进人员不能够适应这种放牛吃草型的培训方式。一来短期内没有目标，二来时间太长，在这种讲究速成的时期，虽然有时我们会很感慨「有七岁的数学蠢才，却没有七岁的管理天才」来向新人表现要学经营管理需要一段时间的投入，但是大多人还是不乐意花这么多的时间来学习。
因此，如果能够从公司中有管理兴致的员工中察觉人才，也是一种很好的方法。有些不适合担任主管职，却对经营管理很有sense的人，都是总经理室幕僚的适合人选，如果是担任主管的人才，最好也能先轮调至总经理室，负责和谐各部门的抵触、推动改善项目等等，让这些人员比较能以宏观的设法，来对待各部门间的矛盾与改善项目，等到自己被派任担任部主管时，目光就不会短浅。
高层在勉励幕僚人员时，最好要顾虑其它部门吃味的心理，因为究竟公司内还有其它直线的部门，太抢锋头，当前可能比较难取得各部门的支撑。因此对幕僚人员台面上可以给掌声，而其余部门则要给台面上的本质激励，例如奖金，即便要给幕僚奖金或是其它利益都要暗里低调比较好，这样或者有助于幕僚的存活率。
八、论断
幕僚人员应该了解，即便自己在公司中没有很明白的定位，自己却不能随着这样迷糊地过日子。只要认清自己愿望朝幕僚工作领域发展，则一定要有自我空虚的打算，这样才不会因公司的环境不好，连带着也让自己原地踏步。也许从事幕僚工作的人，多少需要带点幻想性情吧，本着我们可转变企业文明的精力与信念，往目标迈进。我们可以用「change」这个单字来鼓励我们自己。
C：Character 品德及人格特质
一个帮助经营管理的幕僚，一定要注意自己的品格。推动各项项目获改善的工作，需要获得别人的信赖，如果同事对我们的操守品格不信任，那一定会遭遇非常多的艰苦。并且要调整自己的个性，使自己常常充斥抱负与服务真诚。一个没有热诚的人，是无法吸引别人的，如果是这样，还能谈得上改变别人、改变企业文化吗?
H：Help others hear the policy
公司任何政策，不是布告一贴、规章措施发出或是EMAIL送 出就会到达后果，幕僚要勤于走动，与人实际背靠背的互动，向他们不厌其烦的说明各项政策，这样干部与员工能力确切懂得政策制度的意思与他们的关系。员工与经营高层的共鸣才能建立，而幕僚也才干知道基层人员的心声，各种项目标推动阻力才会变少。
A：Actively works hard
尽力为着别人的好处工作，而不是处处想到自己。别人经过我们的努力工作而取的成绩，其实也是我们的造诣。幕僚原来就是幕后的把持者，舞台是第一耳目员的，将掌声归与他们，日后他们更能领会我们推动任何项目的意义，没有他们的配合，幕僚玩得下去吗?
N： Notice achievements
注意各部门人员或主管的长处与成就，并公然称钻。各项专案的推动，在过程请高阶主管适时地给予鼓励，有小先进，以后才有大提高。否则在动则得咎的情况下，员工是不会乐意自动甚至被动来更改的。鼓励比批驳与责怪，效果大得多又不花钱，这个情理很简单，可是要很居心去做才会有效果喔!
G：Goal-oriented player
过程虽然重要，但是也不要忘了我们推动项目的最终目的，时时提醒自己所推动的项目其最终的目标。否则最后面临绩效检查时，可是会很丢脸的。
E： Enlists others to help
幕僚个人再厉害，仍是须要别人来实现各项名目。进程中应用别人的专业才能、人际关系，将使得咱们在幕僚的工作上，有如神助，相对是可能的。
本土资深幕僚  
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